निम्नलिखित में से प्रथम बही कौन-सी है, जिसमें किसी व्यावसायिक इकाई के लेनदेन दर्ज किए जाते हैं ?

सही उत्तर — D, (d) जर्नल (रोज़नामचा) । लेखांकन में जर्नल को प्रारंभिक लेखे की बही कहा जाता है, अर्थात् वह बही जिसमें कोई लेनदेन सबसे पहले दर्ज होता है । प्रविष्टि तिथि के क्रम में की जाती है और उसमें चार बातें आती हैं — कौन-सा खाता नामे होगा, कौन-सा जमा, कितनी रक़म, और एक संक्षिप्त विवरण जिसे नैरेशन कहते हैं । इसी विवरण से बाद में यह समझा जा सकता है कि प्रविष्टि किस लेनदेन की थी । जर्नल में प्रविष्टि करने से पहले हर लेनदेन का विश्लेषण करना पड़ता है : उससे कौन-कौन से खाते प्रभावित हुए, वे किस प्रकार के खाते हैं, और दोहरा लेखा प्रणाली के नियम के अनुसार उनमें से कौन नामे होगा और कौन जमा । इसीलिए इस बही को लेखांकन का आरंभ माना जाता है । जर्नल के बाद क्रम आता है खाता-बही का । वहाँ हर खाता अलग खोला जाता है और जर्नल तथा सहायक बहियों की प्रविष्टियाँ उसमें चढ़ाई जाती हैं, ताकि किसी एक खाते की पूरी स्थिति एक जगह दिख सके ; इसी कारण खाता-बही को प्रधान बही कहा जाता है । खाता-बही से शेष निकालकर शेष परीक्षण बनता है और उसी से अंतिम खाते — व्यापार खाता, लाभ-हानि खाता और तुलन-पत्र — तैयार होते हैं । अर्थात् क्रम इस प्रकार है : लेनदेन, प्रमाणक, जर्नल, खाता-बही, शेष परीक्षण, अंतिम खाते । बड़े व्यवसायों में सुविधा के लिए जर्नल को कई सहायक बहियों में बाँट दिया जाता है — क्रय बही, विक्रय बही, वापसी की बहियाँ, विपत्र संबंधी बहियाँ और रोकड़ बही — और जो प्रविष्टियाँ इनमें से किसी में नहीं आतीं वे जर्नल प्रॉपर में दर्ज होती हैं । ये सब भी प्रारंभिक लेखे की ही बहियाँ हैं, इसलिए मूल सिद्धांत वही रहता है और इस प्रश्न का उत्तर जर्नल ही है ।

अन्य विकल्प क्यों गलत हैं

• (a)तुलन-पत्र (बैलेंस शीट) — तुलन-पत्र तो लेखांकन चक्र के अंत में आता है, आरंभ में नहीं — और वह बही भी नहीं है । वह किसी निश्चित तिथि पर इकाई की परिसंपत्तियों, देयताओं और पूँजी की स्थिति दिखाने वाला विवरण है, जो शेष परीक्षण और अंतिम खातों से तैयार होता है । उसमें कोई लेनदेन दर्ज नहीं किया जाता ; उसमें केवल वे शेष दिखाए जाते हैं जो पहले से बहियों में हैं । इसे इस तरह याद रखिए कि तुलन-पत्र किसी क्षण का चित्र है, जबकि बहियाँ पूरी अवधि का प्रवाह दर्ज करती हैं । यही अंतर लाभ-हानि खाते पर भी लागू होता है, जो एक अवधि का परिणाम बताता है । इसलिए यह विकल्प न समय की दृष्टि से बैठता है और न प्रकार की दृष्टि से ।
• (b)रोकड़-बही — आयोग की कुंजी यह विकल्प नहीं लेती, और इसका कारण ठीक से समझ लेना चाहिए, क्योंकि रोकड़ बही भी प्रारंभिक लेखे की बही है । नक़द और बैंक से जुड़े लेनदेन व्यवहार में सीधे रोकड़ बही में ही दर्ज होते हैं, उनके लिए अलग से जर्नल प्रविष्टि नहीं की जाती — और रोकड़ बही की एक विशेषता यह भी है कि वह एक साथ प्रारंभिक लेखे की बही भी है और रोकड़ खाते का काम भी करती है, इसलिए उसे खाता-बही में अलग से नहीं उतारा जाता । पर प्रश्न किसी विशेष प्रकार के लेनदेन की बात नहीं कर रहा ; वह पूछता है कि इकाई के लेनदेन सामान्यतः सबसे पहले किस बही में दर्ज होते हैं, और उस सामान्य प्रश्न का उत्तर जर्नल है । रोकड़ बही उसी की एक विशेष शाखा है, जो केवल एक श्रेणी के लेनदेन समेटती है ।
• (c)खाता-बही — खाता-बही लेखांकन की सबसे महत्वपूर्ण बही है, पर वह पहली नहीं दूसरी है । उसमें प्रविष्टियाँ मूल रूप से नहीं की जातीं, बल्कि जर्नल और सहायक बहियों से चढ़ाई जाती हैं — इसी क्रिया को खतियाना कहते हैं । उसका प्रयोजन यह है कि किसी एक खाते की सारी प्रविष्टियाँ एक जगह इकट्ठी दिखें और उसका शेष निकाला जा सके ; इसीलिए उसे प्रधान बही कहा जाता है और उसी से शेष परीक्षण बनता है । यदि खाता-बही को ही पहली बही मान लिया जाए तो लेनदेन का तिथिवार अभिलेख कहीं रहेगा ही नहीं, और यह पता लगाना कठिन हो जाएगा कि किसी दिन क्या-क्या हुआ । दोनों का काम अलग है : जर्नल समय के क्रम में लिखता है और खाता-बही खाते के क्रम में ।

लेखांकन चक्र का क्रम इस प्रकार है । कोई लेनदेन होने पर पहले उसका प्रमाणक बनता है — बीजक, रसीद, वाउचर । फिर वह प्रारंभिक लेखे की बही में तिथि के क्रम में दर्ज होता है ; यह बही जर्नल है, जिसे हिन्दी में रोज़नामचा भी कहते हैं । वहाँ से प्रविष्टियाँ खाता-बही के संबंधित खातों में चढ़ाई जाती हैं और अवधि के अंत में हर खाते का शेष निकाला जाता है । उन शेषों से शेष परीक्षण बनता है, और उसी के आधार पर व्यापार खाता, लाभ-हानि खाता तथा तुलन-पत्र तैयार होते हैं । बड़े व्यवसायों में एक ही जर्नल में सब कुछ लिखना असुविधाजनक होता है, इसलिए उसे सहायक बहियों में बाँट दिया जाता है — क्रय बही, विक्रय बही, क्रय वापसी और विक्रय वापसी की बहियाँ, प्राप्य तथा देय विपत्रों की बहियाँ, और रोकड़ बही । जो प्रविष्टियाँ इनमें से किसी में नहीं आतीं — जैसे प्रारंभिक प्रविष्टि, समापन प्रविष्टि, समायोजन प्रविष्टि और सुधार प्रविष्टि — वे जर्नल प्रॉपर में दर्ज होती हैं । रोकड़ बही की स्थिति विशेष है, क्योंकि वह प्रारंभिक लेखे की बही होते हुए भी रोकड़ खाते का काम करती है ।

मुख्य तथ्य

• जर्नल अर्थात् रोज़नामचा प्रारंभिक लेखे की बही है, जिसमें कोई लेनदेन सबसे पहले तिथि के क्रम में दर्ज होता है ।
• जर्नल प्रविष्टि में नामे खाता, जमा खाता, रक़म और एक संक्षिप्त विवरण अर्थात् नैरेशन आता है ।
• खाता-बही दूसरी सीढ़ी है ; उसमें प्रविष्टियाँ जर्नल तथा सहायक बहियों से चढ़ाई जाती हैं और इसी क्रिया को खतियाना कहते हैं ।
• खाता-बही को प्रधान बही कहा जाता है, क्योंकि किसी खाते की पूरी स्थिति और उसका शेष वहीं मिलता है ।
• लेखांकन चक्र का क्रम है — लेनदेन, प्रमाणक, जर्नल, खाता-बही, शेष परीक्षण और अंतिम खाते ।
• बड़े व्यवसायों में जर्नल को सहायक बहियों में बाँट दिया जाता है — क्रय, विक्रय, वापसी, विपत्र और रोकड़ बही ।
• रोकड़ बही एक साथ प्रारंभिक लेखे की बही भी है और रोकड़ खाते का काम भी करती है, इसलिए उसे खाता-बही में अलग से नहीं उतारा जाता ।
• तुलन-पत्र कोई बही नहीं, किसी निश्चित तिथि पर परिसंपत्तियों, देयताओं और पूँजी की स्थिति दिखाने वाला विवरण है ।

सामान्य भ्रम

• खाता-बही को पहली बही मान लेना । वह दूसरी सीढ़ी है और उसमें प्रविष्टियाँ चढ़ाई जाती हैं, मूल रूप से नहीं की जातीं ।
• तुलन-पत्र को बही समझ लेना । वह विवरण है और चक्र के अंत में बनता है ।
• रोकड़ बही की दोहरी प्रकृति भूल जाना । वह प्रारंभिक लेखे की बही भी है और रोकड़ खाते का काम भी करती है ।
• हिन्दी और अंग्रेज़ी पर्यायों में उलझ जाना । जर्नल और रोज़नामचा एक ही बही के दो नाम हैं ।
• सहायक बहियों को जर्नल से अलग कोई तीसरी श्रेणी मान लेना ; वे जर्नल के ही विभाजन हैं ।

• practice — not a real PYQ

  जर्नल से खाता-बही के संबंधित खातों में प्रविष्टियाँ चढ़ाने की क्रिया को लेखांकन में निम्नलिखित में से क्या कहा जाता है ?

  • (a)खतियाना
  • (b)संतुलन निकालना
  • (c)समायोजन
  • (d)समापन

  उत्तर(a) खतियाना — जर्नल की प्रविष्टियाँ खाता-बही में चढ़ाने की क्रिया यही कहलाती है ।

• practice — not a real PYQ

  निम्नलिखित में से कौन-सी बही एक साथ प्रारंभिक लेखे की बही भी है और एक खाते का काम भी करती है ?

  • (a)क्रय बही
  • (b)विक्रय बही
  • (c)रोकड़ बही
  • (d)जर्नल प्रॉपर

  उत्तर(c) रोकड़ बही — वह प्रारंभिक लेखे की बही भी है और रोकड़ खाते का काम भी करती है ।