लेखापरीक्षा के संदर्भ में, प्रत्ययन (वाउचिंग) का मूल उद्देश्य क्या है ?

सही उत्तर — C, (c) लेन-देनों की प्रामाणिकता का सत्यापन करना — प्रत्ययन का मूल उद्देश्य यही है, और प्रत्ययन शब्द का अर्थ ही इसी में खुल जाता है।

प्रत्ययन का अर्थ है पुस्तकों में की गई प्रविष्टियों को उनके समर्थक प्रलेखों से मिलाकर देखना — बीजक, रसीद, वाउचर, संविदा, कार्यवृत्त, बैंक विवरण। लेखापरीक्षक हर प्रविष्टि के पीछे जाकर यह पूछता है कि क्या यह लेन-देन सचमुच हुआ, क्या यह इसी इकाई का है, क्या इसकी राशि ठीक है, क्या यह सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित था, क्या यह उसी अवधि का है, और क्या यह सही खाते में सही ढंग से दर्ज हुआ। इन सब प्रश्नों का एक ही सार है — लेन-देन की प्रामाणिकता।

इस विषय की स्थापित परिभाषाएँ भी यही कहती हैं। एक प्रसिद्ध परिभाषा प्रत्ययन को उस तकनीकी प्रक्रिया के रूप में रखती है जिसमें लेन-देन का समर्थन और पुष्टि करने वाले प्रलेखीय साक्ष्य का निरीक्षण किया जाता है। दूसरी, अधिक विस्तृत परिभाषा इस पर बल देती है कि प्रत्ययन केवल रसीदें देख लेना नहीं है, बल्कि व्यवसाय के लेन-देनों की उन प्रलेखीय तथा अन्य साक्ष्यों के साथ जाँच है जो लेखापरीक्षक को यह संतोष दे सकें कि लेन-देन उचित थे, विधिवत् प्राधिकृत थे और पुस्तकों में ठीक-ठीक दर्ज हुए।

इसकी सबसे मज़बूत बाहरी पुष्टि इसी परीक्षा-परिवार के भीतर से मिलती है। एक पुराने पेपर में पूछा गया था कि लेखापरीक्षा में कौन-सा पक्ष सम्मिलित नहीं होता, और उसके विकल्पों में एक विकल्प शब्दशः यही था — लेन-देनों की प्रामाणिकता और वैधता का सत्यापन। आधिकारिक कुंजी ने उसे बाहर नहीं रखा, यानी आयोग का अपना पेपर उसे लेखापरीक्षा का ही अंग मानता है। बिना अपनी कुंजी वाले इस पेपर पर यह सबसे भरोसेमंद पुष्टि उपलब्ध है।

शेष तीनों विकल्प लेखापरीक्षा की दुनिया से ही आते हैं, पर तीनों किसी दूसरी प्रक्रिया के उद्देश्य हैं — और यही इस प्रश्न को कठिन बनाता है।

अन्य विकल्प क्यों गलत हैं

• (a)वित्तीय विवरणों में त्रुटियों का पता लगाना — वित्तीय विवरणों में त्रुटियों का पता लगाना प्रत्ययन का परिणाम हो सकता है, उसका मूल उद्देश्य नहीं। यह भेद लेखापरीक्षा के इतिहास से जुड़ा है : पहले लेखापरीक्षा का उद्देश्य ही त्रुटि और कपट पकड़ना माना जाता था, पर आधुनिक दृष्टि में मुख्य उद्देश्य वित्तीय विवरणों पर राय देना है, और त्रुटि या कपट का पता चलना उसका आनुषंगिक परिणाम। दूसरा भेद स्तर का है : प्रत्ययन प्रविष्टियों के स्तर पर काम करता है, जबकि वित्तीय विवरण उन प्रविष्टियों के जुड़ने के बाद बनते हैं। बीच में शेष निकालना, समायोजन करना और समूहीकरण करना बाक़ी रहता है, और उन चरणों की त्रुटियाँ प्रत्ययन से नहीं पकड़ी जातीं। इसलिए यह विकल्प प्रत्ययन का लक्ष्य नहीं, लेखापरीक्षा के एक संभावित उपोत्पाद का वर्णन है।
• (b)आंतरिक नियंत्रणों का मूल्यांकन करना — आंतरिक नियंत्रणों का मूल्यांकन एक अलग और पहले आने वाला चरण है। लेखापरीक्षक कार्य के आरंभ में यह समझता है कि इकाई में नियंत्रण कैसे बने हैं, फिर अनुपालन प्रक्रियाओं के द्वारा यह परखता है कि वे नियंत्रण वास्तव में चल भी रहे हैं या नहीं। इसका सीधा असर आगे के काम की मात्रा पर पड़ता है : नियंत्रण मज़बूत मिले तो सारभूत जाँच कम की जा सकती है, कमज़ोर मिले तो अधिक। प्रत्ययन उन्हीं सारभूत जाँचों में आता है, यानी वह नियंत्रण-मूल्यांकन का परिणाम है, उसका उद्देश्य नहीं। दोनों को उलट देना इस अनुक्रम को ही उलट देता है। यह विकल्प इसीलिए आकर्षक है कि दोनों काम लेखापरीक्षक ही करता है और दोनों का संबंध भी है — पर संबंध होना उद्देश्य होना नहीं है।
• (d)प्रबंधन निष्पादन का आकलन करना — प्रबंधन के निष्पादन का आकलन वित्तीय लेखापरीक्षा का विषय ही नहीं है। लेखापरीक्षक यह राय देता है कि वित्तीय विवरण इकाई की स्थिति और परिणामों का सही तथा उचित चित्र देते हैं या नहीं; वह यह नहीं बताता कि प्रबंधन ने अच्छा काम किया या बुरा, या कोई निर्णय समझदारी का था या नहीं। यह काम प्रबंधन लेखापरीक्षा, निष्पादन लेखापरीक्षा या प्रचालन लेखापरीक्षा नाम की अलग प्रक्रियाओं का है, जो प्रायः स्वेच्छा से कराई जाती हैं और जिनका ढाँचा तथा रिपोर्ट दोनों अलग होते हैं। इसके अलावा प्रत्ययन का काम व्यक्तिगत लेन-देनों पर होता है, जबकि निष्पादन का आकलन नीतियों और परिणामों के स्तर पर — दोनों एक ही तल पर हैं ही नहीं। इसलिए यह विकल्प विषय से सबसे दूर खड़ा है।

लेखापरीक्षा में लेन-देन से लेकर राय तक पहुँचने के कई चरण हैं, और प्रत्येक चरण की अपनी तकनीक है। इस प्रश्न को समझने के लिए उन तकनीकों को अलग-अलग पहचान लेना ज़रूरी है।

पहली तकनीक नित्य जाँच है : जोड़, आगे ले जाना, खतौनी और शेष निकालने की गणितीय शुद्धता देखना। यह यांत्रिक काम है और आज अधिकांशतः प्रणाली स्वयं कर लेती है।

दूसरी तकनीक प्रत्ययन है : प्रविष्टियों को उनके समर्थक प्रलेखों से मिलाना। यहाँ छह बातें देखी जाती हैं — लेन-देन का सचमुच होना, उसका इसी इकाई का होना, राशि की शुद्धता, सक्षम प्राधिकारी का अनुमोदन, सही अवधि, और सही खाते में सही ढंग से दर्ज होना। प्रत्ययन मुख्यतः आय-व्यय की मदों पर लगता है।

तीसरी तकनीक सत्यापन है : चिट्ठे में दिखाई गई परिसंपत्तियों और दायित्वों के बारे में स्वयं को संतुष्ट करना — उनका अस्तित्व, स्वामित्व, क़ब्ज़ा, मूल्यांकन, अधिग्रहण का प्राधिकार, और यह कि उन पर कोई भार तो नहीं। सत्यापन पुस्तकों से बाहर निकलकर वस्तु तक जाता है।

चौथी तकनीक मूल्यांकन है, जो सत्यापन के भीतर ही एक अंग है और मूल्य के औचित्य से जुड़ा है।

इन सबसे पहले आंतरिक नियंत्रण का अध्ययन और अनुपालन-परीक्षण होता है, जो यह तय करता है कि आगे की जाँच कितनी गहरी करनी है। इस पूरे क्रम को याद रखने पर ऐसे प्रश्न अपने आप हल हो जाते हैं, क्योंकि हर विकल्प किसी न किसी चरण का नाम होता है और पूछना यह होता है कि वह किस चरण का है।

मुख्य तथ्य

• प्रत्ययन का मूल उद्देश्य लेन-देनों की प्रामाणिकता का सत्यापन है — पुस्तकों की प्रविष्टियों को उनके समर्थक प्रलेखों से मिलाकर यह देखना कि लेन-देन सचमुच हुआ, प्राधिकृत था और ठीक दर्ज हुआ।
• प्रत्ययन में छह बातें देखी जाती हैं : लेन-देन का होना, उसका उसी इकाई का होना, राशि की शुद्धता, सक्षम प्राधिकारी का अनुमोदन, सही लेखा-अवधि, और सही खाते में सही ढंग से खतौनी।
• प्रत्ययन मुख्यतः आय और व्यय की मदों पर लगता है, जबकि सत्यापन चिट्ठे की परिसंपत्तियों और दायित्वों पर — यही दोनों शब्दों को अलग करने की सबसे सरल कसौटी है।
• आंतरिक नियंत्रणों का अध्ययन और अनुपालन-परीक्षण प्रत्ययन से पहले आते हैं और यह तय करते हैं कि सारभूत जाँच कितनी गहरी करनी है; इसलिए वे प्रत्ययन के उद्देश्य नहीं, उसकी मात्रा तय करने वाले चरण हैं।
• त्रुटि और कपट का पता चलना आधुनिक लेखापरीक्षा का आनुषंगिक परिणाम है; मुख्य उद्देश्य यह राय देना है कि वित्तीय विवरण सही तथा उचित चित्र प्रस्तुत करते हैं या नहीं।

सामान्य भ्रम

• पड़ोसी प्रश्नों की आदत में इस सकारात्मक प्रश्न को भी नकारात्मक पढ़ लेना; यहाँ पूछा गया है कि उद्देश्य क्या है, यह नहीं कि क्या नहीं है।
• प्रत्ययन को त्रुटि पकड़ने की प्रक्रिया मान लेना; त्रुटि का मिलना परिणाम है, उद्देश्य लेन-देन की प्रामाणिकता की पुष्टि है।
• आंतरिक नियंत्रण के मूल्यांकन को प्रत्ययन का उद्देश्य समझ लेना; वह उससे पहले का चरण है और उसकी मात्रा तय करता है।

• practice — not a real PYQ

  लेखापरीक्षा में निम्नलिखित में से कौन-सा कार्य प्रत्ययन (वाउचिंग) के अंतर्गत आता है, सत्यापन के नहीं ?

  • (a)कारख़ाने में लगी मशीन का भौतिक निरीक्षण करना
  • (b)भूमि के स्वामित्व-प्रलेख की जाँच करना
  • (c)व्यय के भुगतान से जुड़ी रसीदों और बीजकों की प्रविष्टियों से मिलान करना
  • (d)वर्ष के अंत में शेष माल-सूची का मूल्यांकन परखना

  उत्तर(c) व्यय के भुगतान से जुड़ी रसीदों और बीजकों की प्रविष्टियों से मिलान करना — प्रत्ययन पुस्तकों की प्रविष्टियों को उनके समर्थक प्रलेखों से मिलाता है; शेष तीनों कार्य परिसंपत्तियों के अस्तित्व, स्वामित्व और मूल्यांकन से जुड़े हैं और सत्यापन के अंतर्गत आते हैं।

• practice — not a real PYQ

  आधुनिक लेखापरीक्षा में त्रुटि और कपट का पता चलना किस प्रकार का उद्देश्य माना जाता है ?

  • (a)मुख्य उद्देश्य
  • (b)आनुषंगिक उद्देश्य
  • (c)विधिक रूप से वर्जित उद्देश्य
  • (d)केवल आंतरिक लेखापरीक्षा का उद्देश्य

  उत्तर(b) आनुषंगिक उद्देश्य — आधुनिक दृष्टि में मुख्य उद्देश्य यह राय देना है कि वित्तीय विवरण सही तथा उचित चित्र प्रस्तुत करते हैं या नहीं, और त्रुटि या कपट का मिलना उसी काम का आनुषंगिक परिणाम है।