निम्नलिखित में से कौन-सा कथन लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण के बारे में सही नहीं है ?

सही उत्तर — B, (b) लेखापरीक्षा फाइल तथा लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण एक समान हैं । — प्रश्न पूछता है कि कौन-सा कथन सही नहीं है, और यही वह कथन है जो दो अलग-अलग परिभाषाओं को एक कर देता है।

लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण पर बना मानक इन दोनों शब्दों को अलग-अलग परिभाषित करता है, और अंतर वही है जो सामग्री और पात्र के बीच होता है। लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण वह अभिलेख है जिसमें यह दर्ज रहता है कि लेखापरीक्षक ने कौन-सी प्रक्रियाएँ अपनाईं, उसे कौन-से सुसंगत साक्ष्य मिले, और वह किन निष्कर्षों तक पहुँचा। इसी के लिए 'कार्यकारी पत्र' शब्द भी चलता है। लेखापरीक्षा फाइल इससे अलग चीज़ है : वह एक या अधिक फ़ोल्डर या अन्य भंडारण माध्यम है — भौतिक रूप में या इलेक्ट्रॉनिक — जिसमें किसी एक नियुक्ति का प्रलेखीकरण रखा जाता है।

इसलिए फाइल प्रलेखीकरण को समेटती है, उसके बराबर नहीं है। अंतर केवल शब्दों का नहीं, व्यवहार का भी है। प्रलेखीकरण उसी समय बनता जाता है जब कार्य चल रहा होता है, जबकि अंतिम फाइल को जमाने का काम रिपोर्ट देने के बाद पूरा किया जाता है। गुणवत्ता नियंत्रण का मानक इसके लिए समय-सीमा भी रखता है : अंतिम फाइल जमाने का काम लेखापरीक्षा रिपोर्ट की तिथि से साठ दिन के भीतर पूरा हो जाना चाहिए, और उसके बाद फाइल को साधारणतः सात वर्ष से कम अवधि तक नहीं रखा जाता।

इस भेद का व्यावहारिक महत्त्व भी है। फाइल जम जाने के बाद उसमें से कुछ हटाना या फेंकना नहीं होता; यदि कोई परिवर्तन करना ही पड़े तो उसका कारण, करने वाले का नाम और तिथि अलग से दर्ज करनी होती है। जो व्यवस्था इतनी सावधानी से एक को दूसरे में रखती हो, वहाँ दोनों को एक कह देना उसी व्यवस्था का खंडन कर देता है।

शेष तीनों कथन इसी मानक की भाषा से लगभग सीधे उठाए गए हैं, इसलिए वे सही हैं और उत्तर नहीं हो सकते।

अन्य विकल्प क्यों गलत हैं

• (a)लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण में लेखापरीक्षा कार्यक्रम सम्मिलित हैं । — यह कथन सही है, इसलिए यह उत्तर नहीं है। मानक उन मदों की एक उदाहरण-सूची देता है जो लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण में आती हैं, और लेखापरीक्षा कार्यक्रम उस सूची का पहला ही नाम है। कार्यक्रम वह विस्तृत योजना है जिसमें यह लिखा होता है कि किस मद पर कौन-सी प्रक्रिया अपनाई जाएगी, कौन अपनाएगा और कितनी मात्रा में। जब कार्य पूरा होता है तो उसी कार्यक्रम पर निशान, आद्याक्षर और तिथियाँ अंकित होती हैं, जिससे वह अपने आप इस बात का प्रमाण बन जाता है कि क्या किया गया। इसी कारण वह प्रलेखीकरण का अंग है, उससे अलग कोई चीज़ नहीं। ध्यान दीजिए कि इस विकल्प का अंत बहुवचन क्रिया से होता है और विकल्प (c) का एकवचन से; यह केवल छपाई का रूप है और अर्थ में कोई भेद नहीं करता।
• (c)लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण में महत्त्वपूर्ण विषयों का सारांश सम्मिलित है । — यह कथन भी सही है। मानक की उदाहरण-सूची में महत्त्वपूर्ण विषयों के सारांश नाम लेकर आते हैं, और उनके साथ विश्लेषण, विवाद्य विषयों के ज्ञापन, पुष्टि तथा अभ्यावेदन के पत्र, जाँच-सूचियाँ और महत्त्वपूर्ण विषयों से संबंधित पत्राचार भी। ऐसा सारांश बनाने का उद्देश्य यह है कि किसी अनुभवी लेखापरीक्षक को, जो इस नियुक्ति से पहले जुड़ा न रहा हो, फाइल पढ़कर यह समझ आ जाए कि कौन-से महत्त्वपूर्ण विषय उठे, उन पर क्या निष्कर्ष निकाला गया और उसके पीछे क्या तर्क था। यही कसौटी पूरे प्रलेखीकरण पर लागू होती है और इसी से तय होता है कि प्रलेखीकरण पर्याप्त है या नहीं। इसलिए यह विकल्प मानक का ही कथन दोहराता है और उत्तर नहीं हो सकता।
• (d)लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण को काग़ज़ पर अथवा इलेक्ट्रॉनिक या किसी भी अन्य माध्यम द्वारा दर्ज किया जा सकता है । — यह कथन भी सही है और मानक की अपनी भाषा के बहुत निकट है : लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण काग़ज़ पर, इलेक्ट्रॉनिक रूप में, या किसी अन्य माध्यम पर दर्ज किया जा सकता है। माध्यम की यह स्वतंत्रता जानबूझकर रखी गई है, क्योंकि मानक का आग्रह इस बात पर है कि अभिलेख पर्याप्त और उपयुक्त हो, न कि इस बात पर कि वह किस रूप में रखा गया है। आज व्यवहार में अधिकांश फाइलें इलेक्ट्रॉनिक ही होती हैं। इसी परिभाषा में 'फाइल' शब्द के साथ भी भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूप गिनाए गए हैं, जिससे यह और स्पष्ट हो जाता है कि फाइल एक भंडारण-व्यवस्था है और प्रलेखीकरण उसमें रखी सामग्री। यह विकल्प इसीलिए विकल्प (b) की भूल को और उभार देता है।

लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण लेखापरीक्षा का वह अंग है जो काम पूरा होने के बाद भी बचा रहता है, और उसी पर पूरी राय की विश्वसनीयता टिकी होती है।

इसका उद्देश्य तीन तरह से समझा जा सकता है। पहला, वह इस बात का प्रमाण है कि लेखापरीक्षा मानकों तथा लागू विधिक अपेक्षाओं के अनुसार की गई। दूसरा, वह टीम को कार्य की योजना बनाने, उसे निर्देशित करने, उसकी देखरेख करने और उसकी समीक्षा करने में सहायता देता है। तीसरा, वह भविष्य के लिए अभिलेख है — अगले वर्ष की लेखापरीक्षा, गुणवत्ता समीक्षा, या किसी बाहरी जाँच के समय वही पहला दस्तावेज़ होता है जो देखा जाता है।

पर्याप्तता की कसौटी मानक ने एक ही वाक्य में रख दी है : प्रलेखीकरण इतना होना चाहिए कि कोई अनुभवी लेखापरीक्षक, जिसका इस नियुक्ति से पहले कोई संबंध न रहा हो, उसे पढ़कर समझ सके कि कौन-सी प्रक्रियाएँ अपनाई गईं, उनके परिणाम क्या रहे, कौन-से महत्त्वपूर्ण विषय उठे और उन पर क्या निष्कर्ष निकाला गया। इसी कसौटी से यह भी तय होता है कि प्रलेखीकरण में किसकी और कब की गई समीक्षा दर्ज होनी चाहिए।

प्रलेखीकरण और फाइल का भेद इसी ढाँचे में बैठता है। प्रलेखीकरण सामग्री है और फाइल पात्र। सामग्री कार्य के साथ-साथ बनती है; पात्र रिपोर्ट के बाद जमाया जाता है, और उसके लिए समय-सीमा तथा प्रतिधारण की अवधि निर्धारित है। फाइल जम जाने के बाद उसमें से कुछ हटाया नहीं जाता, और कोई परिवर्तन करना पड़े तो उसका कारण, करने वाला और तिथि अलग से दर्ज होती है।

यही अनुशासन प्रलेखीकरण को केवल काग़ज़ों का ढेर नहीं, एक विधिक अभिलेख बनाता है।

मुख्य तथ्य

• लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण अपनाई गई प्रक्रियाओं, प्राप्त सुसंगत साक्ष्यों और निकाले गए निष्कर्षों का अभिलेख है; इसी के लिए 'कार्यकारी पत्र' शब्द भी चलता है।
• लेखापरीक्षा फाइल एक या अधिक फ़ोल्डर या अन्य भंडारण माध्यम है — भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक — जिसमें किसी एक नियुक्ति का प्रलेखीकरण रखा जाता है; इसलिए फाइल पात्र है और प्रलेखीकरण सामग्री।
• प्रलेखीकरण की उदाहरण-सूची में लेखापरीक्षा कार्यक्रम, विश्लेषण, विवाद्य विषयों के ज्ञापन, महत्त्वपूर्ण विषयों के सारांश, पुष्टि तथा अभ्यावेदन के पत्र, जाँच-सूचियाँ और महत्त्वपूर्ण पत्राचार आते हैं।
• पर्याप्तता की कसौटी यह है कि कोई अनुभवी लेखापरीक्षक, जिसका इस नियुक्ति से पहले संबंध न रहा हो, प्रलेखीकरण पढ़कर अपनाई गई प्रक्रियाएँ, उनके परिणाम और उठे हुए विषयों पर निकाले गए निष्कर्ष समझ सके।
• अंतिम फाइल जमाने का काम लेखापरीक्षा रिपोर्ट की तिथि से साठ दिन के भीतर पूरा होना चाहिए और फाइल साधारणतः सात वर्ष से कम अवधि तक नहीं रखी जाती; जमने के बाद उसमें से कुछ हटाया नहीं जाता।

सामान्य भ्रम

• फाइल और प्रलेखीकरण को पर्यायवाची मान लेना; मानक दोनों को अलग-अलग परिभाषित करता है और उनका संबंध पात्र तथा सामग्री का है।
• प्रलेखीकरण को केवल काग़ज़ पर रखी जाने वाली वस्तु समझ लेना; मानक काग़ज़, इलेक्ट्रॉनिक और अन्य माध्यम तीनों को समान मानता है।
• विकल्पों में एकवचन और बहुवचन के अंतर को अर्थ का अंतर मान लेना; यहाँ वह केवल छपाई का रूप है।

• practice — not a real PYQ

  लेखापरीक्षा प्रलेखीकरण की पर्याप्तता की कसौटी के अनुसार, प्रलेखीकरण इतना विस्तृत होना चाहिए कि उसे पढ़कर कौन उसे समझ सके ?

  • (a)वही लेखापरीक्षक जिसने कार्य किया है
  • (b)कोई अनुभवी लेखापरीक्षक जिसका उस नियुक्ति से पहले कोई संबंध न रहा हो
  • (c)उस इकाई का कोई भी कर्मचारी
  • (d)केवल नियुक्ति भागीदार

  उत्तर(b) कोई अनुभवी लेखापरीक्षक जिसका उस नियुक्ति से पहले कोई संबंध न रहा हो — मानक यही कसौटी रखता है, ताकि प्रलेखीकरण स्वयं में पूर्ण हो और उसे समझने के लिए कार्य करने वाले से पूछना न पड़े।

• practice — not a real PYQ

  निम्नलिखित में से कौन-सा कथन लेखापरीक्षा फाइल के बारे में सही है ?

  • (a)यह अपनाई गई प्रक्रियाओं और निकाले गए निष्कर्षों का अभिलेख है
  • (b)यह एक या अधिक फ़ोल्डर या अन्य भंडारण माध्यम है जिसमें किसी एक नियुक्ति का प्रलेखीकरण रखा जाता है
  • (c)इसे केवल भौतिक रूप में ही रखा जा सकता है
  • (d)इसे लेखापरीक्षा रिपोर्ट देने से पहले ही अंतिम रूप से जमा लिया जाता है

  उत्तर(b) यह एक या अधिक फ़ोल्डर या अन्य भंडारण माध्यम है जिसमें किसी एक नियुक्ति का प्रलेखीकरण रखा जाता है — यही मानक की परिभाषा है; विकल्प (a) प्रलेखीकरण की परिभाषा है, फाइल की नहीं, और अंतिम फाइल जमाने का काम रिपोर्ट की तिथि के बाद पूरा होता है।